Wyszukaj

Jak szukać?»

Ostatnia aktualizacja:
20.09.2017 r.
X

Elektroniczny przewodnik zawierający wielkie zasoby opracowań prezentujących ze szczegółami wszystko na temat rachunkowości oraz zagadnienia z zakresu podatków (VAT, PIT, CIT). Przewodnik przeznaczony zarówno dla księgowych, którzy chcą ugruntować i poszerzyć swoją wiedzę jak i osób, które stawiają pierwsze kroki w księgowości. Zawiera niezbędną wiedzę, którą powinna posiadać każda osoba prowadząca księgi rachunkowe. Serwis podzielono na dwa bloki tematyczne obejmujące rachunkowość oraz wybrane zagadnienia z prawa podatkowego. Zagadnienia przedstawiono w sposób przejrzysty i usystematyzowany z wieloma przykładami liczbowymi.

zobacz więcej »
zwiń »

Księgi rachunkowe i dowody księgowe

Spis treści
I. Elementy ksiąg rachunkowych
1. Wymagania ogólne, charakterystyka i technika prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe według prawa bilansowego obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: 1) dziennik, 2) księgę główną (ewidencję syntetyczną), 3) księgi pomocnicze (ewidencję analityczną), 4) zestawienie (...)
2. Dziennik
Dziennik jest przeznaczony do rejestrowania zdarzeń w porządku chronologicznym, tzn. w kolejności następowania po sobie tych zdarzeń, jakie wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno (...)
3. Księga główna
Konta księgi głównej określane zamiennie, jako konta syntetyczne, ustala kierownik jednostki w wykazie dołączonym do zakładowego planu kont, wymaganego ustawą o rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) w dokumentacji (...)
4. Księgi pomocnicze
Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów na kontach księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym, jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), (...)
5. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
Zestawienie obrotów i sald wszystkich kont ma na celu sprawdzenie poprawności księgowań i poprzedza sporządzenie sprawozdania finansowego. Pełni funkcję kontrolną i poznawczą. Zestawienie obrotów i sald to uporządkowany wykaz (...)
6. Zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych
Zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządza się - stosując przepisy art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości - co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, do każdego konta (...)
7. Inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) wymagany ustawą o rachunkowości (art. 13 ust. 1 pkt 5 i art. 19 ust. 1-2) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób wymagany ww. ustawą. (...)
II. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
1. Obowiązki kierownika jednostki zobowiązanej do prowadzenia ksiąg rachunkowych
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, (...)
2. Chronologia zapisów w księgach rachunkowych
2.1. Data dokonania operacji i data dokumentu księgowego
W świetle art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Z kolei w myśl art. 23 ust. 2 (...)
2.2. Spóźnione faktury a chronologia zapisów
W praktyce często faktury dotyczące danego okresu wpływają z opóźnieniem. Tymczasem w procesie księgowania poszczególnym fakturom nadawane są na bieżąco i automatycznie numery. Może się zatem zdarzyć, że wpłynie (...)
2.3. Data zapisu księgowego
Ustawa o rachunkowości w art. 23 ust. 2 wymienia, jako obowiązkowy element zapisu księgowego datę zapisu, która w praktyce stosowania zaawansowanych programów informatycznych, oznacza datę umieszczenia zapisu w dzienniku. Programy zwykle (...)
2.4. Zamieszczanie numeru dziennika na dokumencie księgowym
Z przepisów art. 14 ustawy o rachunkowości wynika, iż bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik (zawierający chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym) powinien (...)
3. Otwieranie ksiąg rachunkowych
Niezależnie od formy prawnej danej jednostki, księgi rachunkowe otwiera się: 1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym, 2) na początek każdego (...)
4. Zamykanie ksiąg rachunkowych
Bez względu na formę prawną poszczególnych jednostek księgi rachunkowe zamyka się: 1) na dzień kończący rok obrotowy, 2) na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania (...)
III. Zasady funkcjonowania konta księgowego
1. Konto księgowe i zasady jego działania
Konto księgowe jest urządzeniem księgowym służącym do ewidencjonowania zmian w stanie aktywów i pasywów oraz przychodów i kosztów. Na koncie rejestruje się wartościowo, a niekiedy (...)
2. Konta syntetyczne
Konta syntetyczne, zwane także głównymi (konta księgi głównej), to wszystkie konta bilansowe i wynikowe objęte wykazem w zakładowym planie kont danej jednostki. Służą do ewidencji księgowej operacji gospodarczych (...)
3. Konta analityczne
Konta analityczne, zwane również szczegółowymi (konta ksiąg pomocniczych) służą do uściślenia i uzupełnienia zapisów kont księgi głównej. Ewidencję na kontach analitycznych prowadzi się w ujęciu (porządku) systematycznym, jako (...)
4. Konta bilansowe
W księgach rachunkowych ewidencję aktywów i pasywów prowadzi się na kontach zwanych kontami bilansowymi, ponieważ salda tych kont przenosi się do bilansu. Konta bilansowe zasadniczo dzielą (...)
5. Konta wynikowe
Obok kont bilansowych, służących określeniu stanu i zmian składników majątku (aktywów) oraz źródeł ich pochodzenia (pasywów), do potrzeb ewidencji księgowej stosuje się konta zwane wynikowymi. Służą one (...)
6. Konta pozabilansowe – zasady ewidencjonowania i charakterystyka poszczególnych kont
Konto pozabilansowe służy do ewidencji zdarzeń gospodarczych, które nie stanowią operacji gospodarczych i nie wpływają na zmianę aktywów, pasywów i wyników działalności, lecz z uwagi na określone skutki (...)
7. Dostosowanie planu kont do potrzeb jednostki
Ustawa o rachunkowości wskazuje, że w celu ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych i ograniczenia nakładu pracy związanego z ustaleniem zakładowych planów kont, jednostki mogą stosować wzorcowe plany kont.
7.1. Dzielenie kont księgowych
Liczba kont wykorzystywanych przez jednostkę zależy od jej specyfiki, rodzaju prowadzonej przez nią działalności, zakresu tej działalności, skali prowadzonej działalności, wielkości zatrudnienia. W odniesieniu do kont (...)
7.2. Wyodrębnienie kont korygujących
Konta korygujące (pomocnicze) powstają na skutek wydzielenia spośród zbioru operacji gospodarczych księgowanych dotychczas na jednym koncie tzw. podstawowym (lub macierzystym) określonej grupy operacji gospodarczych, tj. (...)
7.3. Łączenie kont księgowych
Łączenie kont polega na tym, że w miejsce dotychczasowych dwóch lub więcej kont wprowadza się jedno nowe konto, które obejmuje taki sam zakres ewidencji księgowej jak (...)
IV. Dowody księgowe
1. Klasyfikacja dowodów księgowych
Za dowody księgowe uważa się dokumenty stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych, zarówno w ewidencji bilansowej, jak i pozabilansowej. Z ogółu dowodów księgowych ustawa o rachunkowości (...)
2. Zasady sporządzania dowodów księgowych
Dokumenty księgowe, jako dowody stwierdzające dokonanie poszczególnych operacji gospodarczych, muszą zapewniać rzetelne - zgodne ze stanem faktycznym - dane o przebiegu tych operacji. Wymagania określone ustawą (...)
3. Kontrola dowodów księgowych i poprawianie błędów stwierdzonych podczas tej kontroli
Dowody księgowe mają być rzetelne i kompletne, a zarazem wolne od błędów rachunkowych. W celu upewnienia się, że zostały one sporządzone właściwie, powinny być poddane kontroli pod względem (...)
3.1. Sprawdzanie dowodów pod względem formalnorachunkowym
Sprawdzanie dowodów pod względem formalnorachunkowym polega na ustaleniu, czy zostały one wystawione w sposób technicznie poprawny i zawierają niezbędne dane, jakie powinny te dokumenty zawierać (co najmniej (...)
3.2. Sprawdzanie dowodów pod względem merytorycznym
Sprawdzanie dowodów pod względem merytorycznym (rzeczowym) polega na ustaleniu prawdziwości, rzetelności, celowości i zgodności z przepisami operacji gospodarczej potwierdzonej tymi dowodami oraz sprawdzeniu czy dokumenty te zostały (...)
3.3. Poprawianie błędów stwierdzonych w dowodach
Ujawnione podczas kontroli formalnorachunkowej i kontroli merytorycznej błędy w dowodach księgowych można poprawić jedynie w sposób określony przepisami art. 22 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości i może mieć miejsce jedynie przed (...)
3.4. Szczególne zasady kontroli dokumentów
Zarówno wymagania określone w art. 21 ustawy o rachunkowości, jak też kontrola wewnętrzna dowodów księgowych powinny być w praktyce realizowane w taki sposób, aby zabezpieczyć rzetelność tych dokumentów na wejściu, (...)
4. Organizacja obiegu dokumentów
Przepisy ustawy o rachunkowości nie określają zasad obiegu dowodów stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Praktyka dowiodła jednak, że zorganizowanie właściwego obiegu dokumentów, poczynając od momentu ich (...)
5. Dekretacja dowodu księgowego
Dowody księgowe powinny być rzetelne (to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują), kompletne (zawierające co najmniej dane określone w art. 21 ustawy o rachunkowości) oraz wolne (...)
6. Charakterystyka wybranych dowodów księgowych
6.1. Przykładowe wzory dokumentów obrotu magazynowego
Ważny element organizacji ewidencji majątku obrotowego (materiałów, towarów i wyrobów gotowych) stanowi udokumentowanie ich obrotu, które jest: dyspozycją dla magazynu do wykonania odpowiedniej operacji,   potwierdzeniem faktu dokonania danej (...)
6.2. Przykładowe wzory dokumentów inwentaryzacyjnych
Arkusz spisu z natury to formularz spisowy dokumentujący spis z natury składników majątku.
6.3. Inne przykładowe wzory dokumentów i dowodów księgowych
Karty szczegółowe środków trwałych są formą ewidencji ilościowo-wartościowej. Każdy środek trwały powinien posiadać swoją kartę. Tworzy się je na podstawie dowodu przyjęcia środka trwałego do użytkowania (...)
V. Ochrona i przechowywanie danych
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Przechowywanie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych, pozwala uwiarygodnić prawidłowość i rzetelność prowadzonych (...)
1. Zasady przechowywania dokumentacji księgowej
Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Przechowywanie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych, pozwala uwiarygodnić prawidłowość i rzetelność prowadzonych (...)
2. Czy dokumentację systemu rachunkowości można przechowywać w formie elektronicznej w świetle prawa bilansowego?
Ustawodawca na podstawie art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości zezwolił po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych przenieść na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość (...)
3. Czy można przekazać dokumenty do przechowywania innej jednostce?
Dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności jednostki oraz dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości mogą być przechowywane poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane (...)
4. Terminy przechowywania dokumentów księgowych według ustawy o rachunkowości
Prowadząc księgi rachunkowe przy pomocy komputera, jeśli system ochrony danych księgowych utrwalonych na nośnikach komputerowych, nie zapobiega utracie treści ksiąg rachunkowych lub też nie zapewnia możliwości (...)
5. Szczególne przypadki dotyczące terminów przechowywania wybranych dokumentów
W odniesieniu do części dokumentacji obowiązek jej przechowywania określony w ustawie o rachunkowości oraz przepisach podatkowych może ulec wydłużeniu. Dotyczy to w szczególności dowodów, na podstawie których ustalono wartość początkową (...)
VI. Poprawianie błędów
1. Co uważa się za błąd w księgach rachunkowych i jak ustala się poziom jego istotności?
Powszechnie uznaje się, że błąd należy rozumieć, jako niezgodność z obowiązującymi normami, pomyłkę czy niewłaściwy sposób postępowania. W języku rachunkowości pod pojęciem błędu wskazuje się na pominięcia bądź nieprawidłowości, (...)
2. Moment ujęcia w księgach rachunkowych skutków korekty błędu
W sytuacji gdy jednostka wykryła w swoich księgach rachunkowych popełniony błąd, jest ona zobowiązana do jego korekty – najlepiej, gdy korekta ta zostanie dokonana jeszcze przed sporządzeniem rocznego sprawozdania (...)
2.1. Błąd popełniony w bieżącym roku obrotowym, wykryty przed sporządzeniem sprawozdania finansowego
W sytuacji gdy jednostka popełniła w danym roku obrotowym błąd i wykryła go jeszcze przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za ten okres, zostanie on skorygowany w księgach rachunkowych bieżącego roku obrotowego. (...)
2.2. Błąd wykryty po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem
Ten przypadek dotyczy błędów, które popełniono w okresie sprawozdawczym, za który zostało sporządzone sprawozdanie finansowe, przy czym wykryto je dopiero po jego sporządzeniu, ale jeszcze przed (...)
2.3. Błąd popełniony w poprzednich latach obrotowych, wykryty po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego
Błędy popełnione w poprzednich latach obrotowych, zawarte w zatwierdzonych sprawozdaniach finansowych, wykryte w bieżącym roku obrotowym lub po jego zakończeniu, a przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok, koryguje (...)
3. Ujęcie w księgach rachunkowych i ujawnianie w sprawozdaniu finansowym skutków korekty błędów popełnionych w poprzednich latach
3.1. Błąd popełniony w poprzednich latach, uznany za istotny
Skutki korekty błędu popełnionego w poprzednich latach obrotowych, uznanego za istotny, ujmuje się w kapitale (funduszu) własnym i wykazuje w pozycjach zysku (straty) z lat ubiegłych, lub w innej pozycji kapitałów (funduszy) (...)
3.2. Błąd popełniony w poprzednich latach, uznany za nieistotny
Jeśli błąd popełniony w poprzednich latach obrotowych jest uznany za nieistotny, to jego ujęcie wymaga jedynie dokonania zapisów w bieżącym roku obrotowym, gdzie skutki takiego błędu wpływają odpowiednio na zysk (...)
3.3. Dane dotyczące błędów popełnionych w poprzednich latach w informacji dodatkowej
Niezależnie od istotności ujawnionego błędu, który wystąpił po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, jednostka jest zobowiązana do wykazania szczegółowych informacji o nim w „Dodatkowych informacjach i objaśnieniach” do sprawozdania finansowego, wskazując w szczególności rodzaj błędu, (...)
4. Sposoby korekty błędów w dowodach księgowych
Błędy występujące w dokumentach księgowych dotyczą najczęściej treści tych dokumentów lub błędów rachunkowych. W zależności od rodzaju dowodu, w którym stwierdzono błąd, można je poprawiać w następujący sposób: dowody zewnętrzne obce (...)
5. Na czym polega korekta zapisów księgowych tylko zapisami dodatnimi lub tylko zapisami ujemnymi?
Ustawa o rachunkowości ściśle określa jak korygować błędy księgowe. Stosownie do art. 25 ust. 1 tej ustawy, stwierdzone błędy w zapisach księgowych mogą być poprawiane na dwa sposoby: 1) przez (...)
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl